Werken zonder papier met mobiele medewerkers

De kans is groot dat uw zaak geleidelijk aan de hoeveelheid papier al aan het beperken is.
Maar wat als ik u vertel dat dit niet enkel de standaard is tegenwoordig, maar een natuurlijke culturele verandering naar informatiebeheer en dat u met uw zaak best volgt?

Staat papierloos werken op uw to-do lijst?
EDM - electronisch data management - is de enige manier hoe u, als persoon, kan omgaan met de enorme hoeveelheid aan informatie geproduceerd door een modern bedrijf. En het is niet enkel een hebbedingetje: zonder een electronische manier om gegevens te beheren is er geen kans dat u uw voordeel hieruit kan halen. En als u er geen voordeel uit kan halen, dan geraakt u alsmaar meer achterop ten opzichte van uw collega's en concurrenten die wel toegang hebben tot deze informatie.

De voordelen van papierloos bij mobiele medewerkers
Dus papierloos werken zal ervoor zorgen dat uw bedrijf, of het een installatiebedrijf, onderhouds- of telecombedrijf is, competitief blijft in het tijdperk van grote hoeveelheden informatie.
Maar er zijn meer tastbare voordelen:

Snelheid
Wat zou u liever hebben: een naam ingeven in een zoekfunctie om te zien wie job #12345 uitgevoerd heeft in Gent vorig jaar of 12 maanden papieren rapporten sorteren en bekijken om de technieker te achterhalen? Ik dacht het wel. Electronisch zoeken in gegevens is zoveel eenvoudiger en sneller omdat u niet hoeft te zoeken maar de computer. Dit maakt de zaken sneller, betrouwbaarder en preciezer, allemaal zaken die uw bedrijf meer productief maken.

Milieu en ruimtebesparing
Eén van de eerste zaken waar mensen aan denken als ze papierloos horen is de hoeveelheid bossen en bomen die gespaard zullen blijven. Hoe papier ook gemaakt wordt, papierloos werken betekent wel degelijk een grote hoeveelheid minder papier die nodig is.
Naast de milieubesparing op hout, wil dit ook zeggen dat u vaarwel kan zeggen aan de fysieke handeling van de papieren met belangrijke informatie bij te houden. Afhankelijk van het type van bedrijf, kunnen deze papieren een grote ruimte innemen en dat geeft weer 2 papiergerelateerde problemen: U moest de nodige ruimte hebben op de papieren te stockeren, zowel fysiek als budgetgewijs. En u moest ervoor zorgen dat deze ruimte veilig was en hopen dat er geen brand uitbreekt of overstroming plaatsvindt. Papierloze veiligheid is nog steeds heel belangrijk, maar een groot stuk minder duur en gemakkerlijker om te beheren.

Samenwerking
Dit wordt vaak vergeten. Papierloos werken maakt een betere samenwerking mogelijk, of het nu tussen medewerkers us of tussen u en de klant. Het maakt niet uit of 2 personen - of 10 - elk op een andere locatie zitten (thuis, kantoor, op de baan,...), electronische documenten en bijhorende software zorgen ervoor dat alles onder controle blijft, up-to-date en bewaard. Zo worden veel frustraties die 5 jaar geleden nog bestonden vermeden zoals een document dat verloren geraakt of wijzigingen die ongedaan worden gemaakt, enz.

Klantenrelaties
Eens uw bedrijf zijn weg gevonden heeft in een papierloze werken, zal u merken dat naast de tijdsbesparing uw medewerkers productiever zijn, er geen verloren documenten meer zijn,... En uw klanten zullen meer tevreden zijn, jobs sneller gedaan, techniekers kunnen een meer gepersonaliseerde service bieden en algemeen veel efficiënter werken. Als dit samen zal uw relatie met uw klant verbeteren.

Hoe wordt u papierloos?
Hopelijk heeft uw bedrijf reeds een aantal stappen gezet naar een papierloze omgeving, al was het misschien niet direct de bedoeling als u veranderingen doorvoerde. U heeft misschien al een papierloze facturatie, of gebruikt een CRM. En inderdaad, papierloze facturatie is een van de gemakkelijkste en meest toegankelijke manieren op te starten met een papierloze administratie.

Daarnaast is een grote besparing mogelijk op de werkbonnen die uitgeschreven worden en waar, na uitvoering, een handtekening op wordt geplaatst door de klant. Het is mogelijk om deze te vervangen door een papierloze online oplossing: Servm. Elke medewerker ziet al zijn jobs voor die dag staan, kan aanduiden welke materialen werden gebruikt, hoe lang hij gewerkt heeft aan de werkbon en nadien kan er ook gevraagd worden aan de klant om zijn handtekening te plaatsen.

Alles wordt centraal bewaard en kan, indien gewenst, ook direct omgezet worden naar een factuur. Meerdere installaties/adressen voor één klant? Geen probleem, Servm laat toe deze te bundelen op één factuur. Meer informatie? Neem gerust contact met ons op.